Bạn là một chủ doanh nghiệp hay là công ty,cá nhân.Bạn đang muốn lên một kế hoạch tổ chức sự kiện để chi ân khách hàng,hay ra mắt sản phẩm mới nào đó,nhưng bạn lại không lên được kế hoạch cho mình hay không biết tổ chức sự kiện thế nào,sân khấu ra sao,MC diễn chương trình có tự tin,diễn thuyết có đạt không..v.v.v?Vậy sau đây là mẹo giúp bạn tổ chức sự kiện trở nên tốt đẹp hơn bạn nghĩ.
: CÔNG TÁC CHUẨN BỊ CHO VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN
- Cần lập một bản kế hoạch cụ thể về tổ chức sự kiện
- Ngân sách cho sự kiện tổ chức sự kiện
- Thiếp mời tới tay khách hàng ( Điều nay cũng rất quan trọng bởi vì họ cần biết những thông tin như,ai,cái gì,ở đâu,khi nào,và chương trình tổ chức gồm những gì?thông tin đỗ xe,...)
- -Nếu bạn tự tin tổ chức sự kiện thì nên sỹ nghĩ thật kỹ liệu nó có đạt yêu cầu mà mình đề ra hay không.Nếu không thì bạn nên tìm đối tác,công ty chuyên tổ chức sự kiện uy tín chuyên nghiệp và làm hợp đồng cụ thể cho việc tổ chức sự kiện.
- - Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời hoặc trong nhà?Điều cần quan tâm ở đây là sức chứa cho khách mời của bạn
- - Chuẩn bị âm thanh,ánh sáng cho sân khấu
- Chuẩn bị MC dẫn trương trình và nhân viên phục vụ,hỗ trợ sự kiện
II: PHÁT TRIỂN THEO CÔNG TÁC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
- Khi đã lên được hết kế hoạch thì bạn nên chuẩn bị trước vài ngày để bố trí dựng sân khấu,âm thanh áng sáng,MC chương trình và nhân viên hỗ trợ
- Xắp đặt bàn ghế,chỗ ngồi sao cho hợp lệ nhất
- -Bố trí chỗ đỗ xe tiện lợi và an toàn nhất cho khách hàng ,khách mời của bạn( Có nhân viên hướng dẫn chỗ để xe và xắp xếp xe gọn gàng nhất.)
- Liên hệ lại với khách hàng,khách mời về sự kiện mà bên bạn đã gửi thiếp
- Nếu bạn thuê nhà tổ chức sự kiện trọn gói thì bạn cần làm hợp đồng cụ thể để tránh những thứ không mong muốn nhất xẩy ra
- Chuẩn bị khâu tổ chức văn nghệ( múa,ca hát….)
- - Chuẩn bị quà( Nếu bạn có ý định tặng cho khách hàng,khách mời một món quà nào đó sau khi tổ chức sự kiện kết thúc)
III: CÔNG VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN BẮT ĐẦU
- Có đoàn đại biểu tiếp nhận khách mời đi vào bên trong sân khấu tổ chức sự kiện( đi theo hàng lối thứ tự phù hợp nhất)
- Có nhân viên phục vụ mời nước khách hàng,khách mời
- Đến giờ tổ chức sự kiện,Doanh nghiệp hoặc công ty hay cá nhân tổ chức lên đọc phát biểu lý do tổ chức sự kiện
- -Tổ chức diễn văn nghệ,ca hát…..
- Thăm dò ý kiến khách hàng,khách mời về công ty,doanh nghiệp của mình
- Kết thúc trương trình là lời cảm ơn tới khách hàng,khách mời về dự hôm nay
Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho, dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại những vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho…
Họp rút kinh nghiệm : Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau:
Trên đây chúng tôi đã đưa mẹo về cách tổ chức sự kiện thành công nhất mà bạn có thể tham khảo,hoặc bạn cần tư vấn về tổ chức sự kiện,hội nghị thì liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tốt nhất về các dịch vụ chúng tôi cung cấp
Các lĩnh vực chúng tôi kinh doanh như sau:
- Tổ chức các sự kiện lớn nhỏ, đáp ứng nhu cầu của cá nhân và tổ chức
- Tổ tức các hội nghị, hội thảo khách hàng
- Tổ chức các tour du lịch trong và ngoài nước
- Tổ chức chương trình giới thiệu sản phẩm
- Tổ chức lễ khai trương – khành thành
- Tổ chức lễ động thổ - khởi công xây dựng
- Đặt vé máy bay (đại lý cấp 1 của Vietnam Airline và các hãng máy bay quốc tế)
- Tổ chức tiệc gala, tiệc trong nhà, tiệc ngoài trời và buffet đứng
- Cho thuê thiết bị sự kiện, hội nghị hội thảo
- Cho thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng cho các sự kiện
